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Projektbudgets und Rentabilität

Budgetüberschreitungen früh sehen und wissen, was jedes Projekt bringt

Budgets, Kostensätze und Verrechnungssätze stehen direkt neben dem Plan. Jede freigegebene Stunde wird zu Kosten im Projekt, und Soll-Ist, Prognose und Marge sind da, wann immer Sie hinschauen.

Soll und IstAtlas Web-Relaunch
PlanIst
JanFebMärAprMaiJunJulAug
Budget
180.000 €
Kosten bis heute
122.400 €
Erwartete Marge
21 %

Vom Budget zur Rechnung: so behalten Sie Projektkosten im Griff

Vom ersten Budget bis zum Monatsabschluss kommen die Zahlen aus denselben Projekten und Stunden, mit denen Ihre Teams ohnehin arbeiten.

  1. Budgets

    Das Budget zum Projektstart festlegen

    Budgets für Projekt, Abteilung oder Kostenstelle in Stunden, Kosten oder Umsatz, als Gesamtbetrag oder Monatswerte. Sie legen fest, ob eine Überschreitung nur warnt oder neue Verpflichtungen sperrt.

  2. Sätze

    Klären, was eine Stunde kostet und was sie bringt

    Stündliche Kostensätze pro Person, von einer zweiten Person freigegeben, und Verrechnungssätze nach Kunde, Projekt, Rolle, Aufgabentyp oder Person.

  3. Zeiterfassung

    Freigegebene Stunden werden zu Kosten

    Stunden aus Timer, Wochenzettel oder Desktop-Agent werden mit dem Kostensatz der Person bewertet. Stunden ohne Satz werden markiert, nicht als null gezählt.

  4. Rentabilität

    Die Marge Monat für Monat verfolgen

    Kosten, Ausgaben, Umsatz und Marge pro Projekt oder Abteilung, mit den Kostenpositionen hinter jeder Zeile und einer Prognose bis zum Ende.

  5. Fakturierung und Perioden

    Abrechnen und den Monat abschließen

    Rechnungsentwürfe in der Fakturierung anlegen, Zahlen per Buchhaltungsexport an Ihr Buchhaltungssystem geben, dann den Monat sperren und abschließen.

Die Ansichten, die Projektleitung und Finanzen teilen

Beide Seiten lesen dieselben Daten. Die Frage, wessen Tabelle stimmt, stellt sich nicht mehr.

  • Finanzübersicht

    Höchste Budgetauslastung, offene Budgetwarnungen, die aktuelle Periode und wartende Ausgabenfreigaben auf einer Seite.

    • Soll-Ist pro Bereich
    • Markierungen wie Im Plan oder Über die Hälfte
    • Direkt zu Warnungen und Freigaben

  • Rentabilität

    Eine Zeile pro Projekt oder Abteilung und Monat, mit Kosten, Ausgaben, Umsatz und Marge für den gewählten Zeitraum.

    • Kostenpositionen hinter jeder Zeile
    • Prognose pro Zeile
    • Stunden ohne Kostensatz markiert

  • Budgets und Revisionen

    Jedes Budget mit Bereich, Basis, Betrag und Status, darüber ein Diagramm der größten Abweichungen bis heute.

    • Jede Änderung als nummerierte Revision
    • Große Änderungen mit zweiter Freigabe
    • Warnverlauf pro Budget

  • Neues Budget

    Bereich und Basis wählen, Gesamtbetrag oder Monatswerte eingeben und festlegen, was bei Überschreitung passiert. Jede Änderung braucht eine Begründung.

    • Stunden, Kosten oder Umsatz
    • Bei Überschreitung warnen oder sperren
    • In Ihrer Währung

Die Zahlen sammelt der Assistent, die Entscheidung treffen Sie

Akollo AI liest Budgets, Stunden und Margen, die Sie sehen dürfen, und erklärt sie. Entscheidungen über Geld bleiben bei Menschen.

Akollo AI

Welche Projekte haben mehr als die Hälfte des Budgets verbraucht, aber weniger als die Hälfte erledigt?

Zwei: Atlas Web-Relaunch steht bei 68 % des Budgets mit 55 % erledigter Aufgaben, die CRM-Einführung bei 61 % mit 40 %. Soll ich die Kostenpositionen öffnen?

Akollo AI fragen

Fragen Sie zum Beispiel

Der Assistent setzt keine Beträge fest, ändert keine Sätze und gibt nichts frei. Er liest nur, was die fragende Person öffnen darf, und läuft in unserer Cloud, mit Ihrem eigenen Modell oder gar nicht.

Was der Assistent kann

Rentabilität ohne Überraschung am Monatsende

Keine eigene Kostentabelle nebenher. Diese Werte kommen aus freigegebenen Stunden, Sätzen und Ausgaben, die schon in Akollo liegen.

  • Soll-Ist-Vergleich

    Ist-Kosten, Stunden oder Umsatz gegen das freigegebene Budget pro Projekt, Abteilung oder Kostenstelle, mit Warnung, sobald die Auslastung Ihre Schwelle überschreitet.

    Wo Sie es sehenFinanzübersicht

  • Marge pro Projekt

    Umsatz abzüglich Personalkosten und Ausgaben, Monat für Monat, pro Projekt oder für ganze Abteilungen.

    Wo Sie es sehenRentabilität

  • Prognose bis Projektende

    Wo das Projekt landet, wenn die Arbeit im jetzigen Tempo weitergeht. So handeln Sie, solange noch Budget übrig ist.

    Wo Sie es sehenRentabilität › Prognose

  • Stunden ohne Kostensatz

    Erfasste Stunden, die noch nicht bewertet werden können, werden pro Zeile gezählt. Ein fehlender Satz lässt kein Projekt billiger aussehen, als es ist.

    Wo Sie es sehenRentabilität

Diese Akollo-Module stehen hinter Ihren Projektbudgets

Fragen zu Budgets und Rentabilität

Ersetzt Akollo unsere Buchhaltung?

Nein. Ihr Buchhaltungssystem bleibt das führende System. Akollo verbindet die Arbeit mit ihren Kosten und Erlösen und übergibt Zahlen per Buchhaltungsexport.

Wer sieht, was unsere Mitarbeitenden kosten?

Stündliche Kostensätze gelten als Gehaltsdaten und brauchen eine eigene Berechtigung. Inhaber und Administratoren bekommen sie nicht automatisch, und niemand gibt den eigenen Vorschlag frei.

Kann ein Budget Mehrausgaben verhindern?

Das legen Sie pro Budget fest: Eine Überschreitung warnt nur oder sperrt neue Verpflichtungen. Ändert eine Revision den freigegebenen Betrag um mehr als zehn Prozent, muss eine andere Person zustimmen.

Welcher Verrechnungssatz gilt für eine Arbeit?

Der spezifischste: zuerst Person, dann Aufgabentyp, Rolle, Projekt, Kunde und Organisation. Sind zwei Zeilen gleichrangig, wird kein Satz gewählt und die Stunden bleiben zur Klärung sichtbar.

Müssen wir dafür Zeit erfassen?

Für Kosten und Marge ja, denn die Personalkosten kommen aus freigegebenen Stunden. Timer, Wochenzettel und Desktop-Agent schreiben in dieselben Daten.

Zeiterfassung

Sehen Sie die Marge Ihrer eigenen Projekte

Wir richten zwei Ihrer Projekte mit Budgets und Sätzen ein und gehen den Soll-Ist-Vergleich in einem Termin gemeinsam durch.

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